Indkøbsstyring

Ordrer til leverandører er rygraden i enhver handelsforretning, og Tubach gør dem planlagte, gennemsigtige og fuldautomatiske.

Fra prognose til ordre i ét arbejdsflow

Ud fra minimumslagre, salgshistorik, åbne kundereservationer og sæsonmønstre opstår ordreforslag, som du kun skal bekræfte. Leverandørstamdata med vilkår, leveringstider og minimumsbestillinger er grundlaget. Tubach kender hver leverandørs lead-time og planlægger ordrer, så dit lager aldrig løber tørt, men heller ikke bliver overfyldt.

Strategi med flere leverandører

Pr. artikel kan du lagre flere leverandører med egne priser, mængderabatter og leveringstider. Tubach sammenligner automatisk og foreslår den optimale leverandør pr. ordre, baseret på aktuel pris, leveringstid og din foretrukne strategi (billigste, hurtigste, foretrukne partner).

Send ordrer automatisk

Ordreforslaget bliver med ét klik til en PDF-ordre i dit corporate design, og sendes automatisk via e-mail til leverandøren. Hvis leverandøren tilbyder en API, overføres ordren direkte elektronisk. Du beholder kontrollen: et godkendelsesflow lader dig frigive eller afvise ordrer, før de afsendes.

Varemodtagelse uden drama

Hver ordre spores, fra forsendelse til leverandøren til varemodtagelse. Delleveringer afbildes rent: en varemodtagelse kan kun opfylde en del af ordren, resten forbliver åben. Differencer (for meget, for lidt, forkert artikel) registreres struktureret og kan direkte udløse en reklamation. Forsinkede leveringer udløser automatisk en rykkerprocedure, du behøver ikke selv at følge op.

Bogføring uden dobbelt registrering

Leverandørfakturaer matches mod ordren og varemodtagelsen. Soll-ist-sammenligning: stemmer fakturaen overens med ordren, med varemodtagelsen? Afvigelser markeres og skal udtrykkeligt frigives. Bogføringen ser åbne forpligtelser, Tubach kender hver leverandørfaktura i status (åben, kontrolleret, godkendt, betalt).

Leverandørstamdata som platform

Pr. leverandør plejer du vilkår, leveringstider, minimumsbestillinger, betalingsbetingelser, kontantrabatregler, fragtgrænser og sprog for ordredokumenter. Flere kontaktpersoner pr. leverandør, indkøb, logistik, bogholderi, føres separat, hver ordre går til den rigtige mailboks. Leverandørvurderinger baseret på leveringspræcision, kvalitet og priskonsistens flyder automatisk tilbage i stamdataene og tages i betragtning i næste ordreforslag.

Mængderabatter og rabatmodeller

Indkøbspriser er sjældent lineære: Tubach kender mængderabatter pr. leverandør og artikel, kampagnepriser med gyldighedsperiode og særaftaler. Hvis ordremængden ligger lige under en rabatgrænse, foreslår Tubach at øge let, merudgiften vejes direkte mod mængderabatten. Du beslutter ud fra konkrete tal, ikke ud fra mavefornemmelse.

Konsignation og strækningshandel

Ikke alle ordrer ender på eget lager. Konsignationsmodeller (varen står hos leverandøren, du bogfører først ved salg) og strækningshandel (leverandøren sender direkte til din slutkunde) føres som egne ordretyper. Begge er rent adskilt i rapporteringen, working capital, margenberegning og logistikomkostninger forbliver sporbare pr. model.

Restordrer og forhåndsbestillinger

Når en kunde vil købe en artikel, der lige nu ikke er tilgængelig, registrerer Tubach en forhåndsbestilling og kæder den sammen med den næste leverandørordre. Så snart varemodtagelsen er bogført, flyder varen automatisk ind i de åbne ordrer, kunden informeres, forsendelsen starter. Dit lager bliver aldrig en blindgyde for ordrer, du faktisk kunne opfylde.

Godkendelsesflow ved højere ordreværdier

Fra konfigurerbare ordreværdier træder godkendelsesflows i kraft: operative medarbejdere opretter ordren, ledelse eller indkøbschef godkender. Flertrins godkendelser med stedfortræderregler og audit-trail er standard. I nødstilfælde kan en ordre dokumenteret begrundet afsendes uden godkendelse, men forbliver markeret som særtilfælde i rapporteringen.

Rapportering med ét tryk

Leverandørperformance, gennemsnitlig lead-time, leveringspræcision, prisudvikling pr. artikel over tid, åbne ordreværdier, restordrer, alt tilgængeligt som live-rapporter. Sæsonbaserede prognoser og ABC-analyser hjælper med at optimere sortimentet og reducere working capital. Kvartalsvise reviews med dine top-leverandører får dermed et datagrundlag, der ikke længere overlader noget detaljeret til tilfældighederne.