Bestellwesen

Bestellungen an Lieferanten sind das Rückgrat jedes Handelsgeschäfts — und Tubach macht sie planbar, transparent und vollautomatisch.

Vom Forecast zur Bestellung in einem Workflow

Aus Mindestbeständen, Verkaufshistorie, offenen Kundenreservierungen und saisonalen Mustern entstehen Bestellvorschläge, die du nur noch bestätigen musst. Lieferantenstammdaten mit Konditionen, Lieferzeiten und Mindestbestellmengen sind dabei die Grundlage. Tubach kennt die Lead-Time jedes Lieferanten und plant Bestellungen so, dass dein Lager nie leer läuft — aber auch nicht überfüllt ist.

Multi-Lieferanten-Strategie

Pro Artikel kannst du mehrere Lieferanten hinterlegen mit eigenen Preisen, Mengenstaffeln und Lieferzeiten. Tubach vergleicht automatisch und schlägt den optimalen Lieferanten pro Bestellung vor — basierend auf aktuellem Preis, Lieferzeit und deiner präferierten Strategie (günstigster, schnellster, präferierter Partner).

Bestellungen automatisiert versenden

Aus dem Bestellvorschlag wird mit einem Klick eine PDF-Bestellung in deinem Corporate Design — und automatisch per E-Mail an den Lieferanten verschickt. Wenn der Lieferant eine API anbietet, wird die Bestellung direkt elektronisch übertragen. Du behältst die Kontrolle: Ein Approval-Workflow lässt dich Bestellungen freigeben oder ablehnen, bevor sie rausgehen.

Wareneingang ohne Drama

Jede Bestellung wird verfolgt — vom Versand an den Lieferanten bis zum Wareneingang. Teil-Lieferungen werden sauber abgebildet: ein Wareneingang kann nur einen Teil der Bestellung erfüllen, der Rest bleibt offen. Differenzen (zu viel, zu wenig, falscher Artikel) werden strukturiert erfasst und können direkt eine Reklamation auslösen. Verspätete Lieferungen lösen automatisch ein Mahnwesen aus — du musst nicht selbst nachhaken.

Buchhaltung ohne Doppelerfassung

Lieferanten-Rechnungen werden gegen die Bestellung und den Wareneingang gematched. Soll-Ist-Vergleich: stimmt die Rechnung mit der Bestellung überein, mit dem Wareneingang? Abweichungen werden flagged und müssen explizit freigegeben werden. Die Buchhaltung sieht offene Verbindlichkeiten, Tubach kennt jede Lieferanten-Rechnung im Status (offen, geprüft, genehmigt, gezahlt).

Lieferanten-Stammdaten als Plattform

Pro Lieferant pflegst du Konditionen, Lieferzeiten, Mindestbestellmengen, Zahlungsziele, Skonto-Regeln, Versandkosten-Schwellen und Sprache der Bestellunterlagen. Mehrere Ansprechpartner pro Lieferant — Einkauf, Logistik, Buchhaltung — werden separat geführt, jede Bestellung geht an die richtige Mailbox. Lieferanten-Bewertungen aus Termintreue, Qualität und Preis-Konsistenz fließen automatisch in die Stammdaten zurück und werden im nächsten Bestellvorschlag berücksichtigt.

Mengenstaffeln und Rabatt-Modelle

Bestellpreise sind selten linear: Tubach kennt Mengenstaffeln pro Lieferant und Artikel, Aktionspreise mit Gültigkeitszeitraum und Sondervereinbarungen. Wenn die Bestellmenge knapp unter einer Staffelgrenze liegt, schlägt Tubach vor, leicht aufzustocken — die Mehrkosten gegen den Mengen-Rabatt werden direkt gegenübergestellt. Du entscheidest auf Basis konkreter Zahlen, nicht aus dem Bauch.

Konsignation und Streckengeschäft

Nicht alle Bestellungen landen im eigenen Lager. Konsignations-Modelle (Ware steht beim Lieferanten, du buchst erst bei Verkauf) und Streckengeschäft (Lieferant versendet direkt an deinen Endkunden) werden als eigene Bestelltypen geführt. Beide sind im Reporting sauber separiert — Working Capital, Margenkalkulation und Logistik-Aufwand bleiben pro Modell nachvollziehbar.

Backorder und Vormerkungen

Wenn ein Kunde einen Artikel kaufen will, der gerade nicht verfügbar ist, erfasst Tubach eine Vormerkung und verknüpft sie mit der nächsten Lieferanten-Bestellung. Sobald der Wareneingang gebucht ist, fließt die Ware automatisch in die offenen Aufträge — der Kunde wird informiert, der Versand startet. Dein Lager wird nie zur Sackgasse für Bestellungen, die du eigentlich erfüllen könntest.

Approval-Workflow für höhere Bestellwerte

Ab konfigurierbaren Bestellwerten greifen Freigabe-Workflows: Operative Mitarbeiter erstellen die Bestellung, Geschäftsführung oder Einkaufsleitung gibt frei. Mehrstufige Freigaben mit Vertretungsregeln und Audit-Trail sind Standard. Im Notfall kann eine Bestellung dokumentiert begründet ohne Freigabe rausgehen — bleibt aber als Sondervorgang im Reporting markiert.

Reporting auf Knopfdruck

Lieferanten-Performance, durchschnittliche Lead-Time, Termintreue, Preisentwicklung pro Artikel über Zeit, offene Bestellwerte, Rückstände — alles als Live-Reports verfügbar. Saisonale Forecasts und ABC-Analysen helfen, das Sortiment zu optimieren und Working Capital zu reduzieren. Quartals-Reviews mit deinen Top-Lieferanten haben damit eine Datenbasis, die nichts mehr im Detail dem Zufall überlässt.